English | 中国人 |
Làm báo giá là một trong những việc khó khăn nhất nhưng cũng quan trọng nhất trong xây dựng. Lợi nhuận có được hay không thường được dựa trên mức độ chính xác của dự toán và mức độ phù hợp với tổng chi phí dự án.
Vậy thì bảng dự toán của bạn chính xác đến mức nào? Theo một khảo sát gần đây từ QuickBooks và TSheets cho thấy gần một phần ba các công ty xây dựng kiếm được ít lợi nhuận hơn ước tính dự kiến của họ. Điều đó không quá ngạc nhiên khi 40% số người được hỏi không tự tin vào dự toán của mình.
Rất có thể một bảng dự toán sai dẫn đến một dự án thua lỗ sẽ không khiến công ty của bạn phá sản. Thế nhưng chỉ cần một vài dự án không lợi nhuận là bạn có thể phải đóng cửa việc kinh doanh. Một phần tư số người được hỏi cho biết chỉ cần khoảng hai hoặc ba dự toán sai là có thể hủy hoại việc kinh doanh của họ.
Để có được những dự toán chính xác không phải là việc dễ dàng và càng không thể thiếu vai trò vô cùng quan trọng của một người làm dự toán giỏi. Có rất nhiều biến số phải được tính toán để đưa ra dự toán chính xác cho mỗi dự án. Tất cả mọi thứ, từ việc xác định chính xác chi phí nhân công, vật liệu và năng suất của công nhân đến việc dự trù cho các rủi ro và chi phí chung.
Một hoặc hai sai lầm có thể làm hỏng hoàn toàn các dự toán của bạn khiến bạn thua lỗ hoặc không có được lợi nhuận. Dưới đây là một số sai lầm trong công tác lập dự toán xây dựng phổ biến nhất và cách phòng ngừa.
Hầu hết các hồ sơ thầu đều yêu cầu nhà thầu tham dự một cuộc họp trước đấu thầu và khảo sát địa điểm cần xây dựng. Địa điểm và điều kiện thi công không được xác định rõ ràng có thể gây ra các sự cố không mong muốn và phát sinh khi thi công.
Khi tiến hành khảo sát thực địa, bạn sẽ cần phải đo đạc, kiểm tra địa hình và địa chất (nếu chưa được thực hiện khảo sát địa chất ). Bạn cũng cần xem xét giao thông quanh khu vực công trường, xác định và bố trí tổng mặt bằng thi công, lán trại, kho bãi lưu trữ và gia công vật liệu và tập kết trang thiết bị. Nguồn điện và nguồn nước thi công và nước sinh hoạt... Bên cạnh đó, cũng cần phải quan tâm đến những vấn đề bảo vệ môi trường trong quá trình xây dựng.
Cũng cần đảm bảo thầu phụ cũng tiến hành khảo sát. Điều này giúp họ tự đánh giá được hiện trường và lường trước các chi phí phát sinh do địa điểm thi công.
Việc bóc khối lượng đặt nền tảng cho các dự toán của bạn. Bóc khối lượng chính xác giúp bạn xác định đúng khối lượng cho tất cả các đầu việc. Bên cạnh đó, nhu cầu nhân công và thiết bị máy móc cũng cần được xác định. Nếu bạn bỏ sót các hạng mục hay các đầu việc hoặc không có các phép tính chính xác, giá trị dự toán của bạn sẽ quá cao so với các nhà thầu khác hoặc mức dự toán của bạn quá thấp và giành được một gói thầu không lợi nhuận.
Các phần mềm bóc khối lượng là một lựa chọn tốt để đảm bảo rằng bạn có được một khối lượng chính xác. Đó cũng là một công cụ tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi thực hiện việc bóc khối lượng thủ công bằng bảng excel. Tuy nhiên, để có hiệu quả tốt nhất thì điều quan trọng là các người lập dự toán cần được đào tạo bài bản và hiểu rõ khi sử dụng các phần mềm này.
Ngày nay mô hình Bim phát triển cũng hỗ trợ việc đưa ra khối lượng công việc một cách chính xác, việc này đòi hỏi một quy trình đồng bộ từ khâu thiết kế kiến trúc, kết cấu, ME, người lập dự toán và triển khai thi công dự án ngoài công trường.
Chi phí nhân công có lẽ là mục khó nhất để xác định chính xác. Theo khảo sát của QuickBooks và TSheets, các chủ doanh nghiệp xây dựng cho biết: “chi phí nhân công là khó ước tính nhất và được xếp hạng là chi phí đắt nhất trong một dự án”. Có một vài biến số khi lập chi phí nhân công bao gồm số lượng công nhân có sẵn cho dự án, trình độ tay nghề, công thợ và năng suất làm việc.
Đối với một người công nhân giỏi và có kinh nghiệm thì có thể phải chi trả mức lương cao hơn nhưng cho năng suất cao hơn và có thể hoàn thành công việc trong thời gian ngắn hơn so với một công nhân có ít kinh nghiệm với mức lương thấp hơn. Nên tập trung vào việc xác định cần bao nhiêu công để hoàn thành một đầu việc và sử dụng nó làm chuẩn mực khi lập dự toán chi phí nhân công.
Đừng quên các dự án khác nhau có yêu cầu về tiến độ, chất lượng và an toàn khác nhau. Luôn lưu giữ hồ sơ về chi phí dự án, đặc biệt là chi phí nhân công vì bạn có thể sử dụng những dữ liệu này để dự toán chính xác hơn cho các dự án trong tương lai.
Vật tư xây dựng là một chi phí lớn khác cho các dự án xây dựng và cũng tương đối khó khăn khi lập dự toán. Giá vật liệu có thể dao động đáng kể từ khi bạn bắt đầu dự toán chào thầu đến khi bắt đầu triển khai xây dựng. Nhu cầu cao về vật liệu và sự tác động do thuế quan không ổn định lên giá cả đang khiến việc dự toán trở nên khó khăn hơn.
Việc tạo mối quan hệ với các nhà sản xuất và nhà cung cấp vật tư vật liệu xây dựng sẽ rất có lợi. Việc này không những giúp bạn đưa ra giá chính xác mà còn có thể hướng bạn đến các vật liệu thay thế phù hợp hơn cho dự án.
Việc xác định giá vật liệu là rất quan trọng nhưng đừng quên bạn cần cung cấp khối lượng vật tư cho nhà cung cấp. Điều này sẽ đảm bảo họ có thể thực hiện đơn hàng của bạn và giao hàng đúng tiến độ. Việc chậm tiến độ bởi việc không cung cấp đủ vật tư trên công trường ảnh hưởng rất nhiều đến công việc thi công trên công trường, nó ảnh hưởng đến tiến độ, ảnh hưởng đến chi phí và cả uy tín của nhà thầu thi công.
Mỗi dự án xây dựng đều đi kèm với rủi ro. Tiến hành đánh giá rủi ro nên là một phần của quá trình dự toán của bạn. Trước hết, nó giúp bạn quyết định đưa ra hay không đưa ra giá thầu. Một người lập dự toán giỏi có thể xác định được mức độ rủi ro của một dự án là rất lớn nhưng vẫn tiếp tục nộp hồ sơ dự thầu. Bên cạnh đó, nó cũng giúp xác định được dự toán bao nhiêu cho các trường hợp dự phòng.
Không có đánh giá rủi ro và chuẩn bị phương án dự phòng trong dự toán của bạn sẽ gây bất lợi khi có sự cố xảy ra. Rủi ro càng lớn, bạn càng phải tốn nhiều thời gian để tìm cách giảm thiểu chúng và điều đó có thể ảnh hưởng rất lớn đến chi phí của bạn. Bạn có khả năng không thể bù lại được các khoản lỗ nếu một rủi ro không lường trước xuất hiện khi việc xây dựng đang được tiến hành.
Xem thêm: Các bước xây dựng nhà xưởng công nghiệp
Đừng đánh cược giá thầu bằng cách đưa ra những phỏng đoán không có đủ thông tin hoặc không có căn cứ trong dự toán của bạn. Theo dõi chi phí của mỗi dự án là một cách tốt nhất để bảo đảm dự toán của bạn và cuối cùng là cho ra giá thầu chính xác nhất có thể.
Chi phí nhân công, vật liệu và thiết bị nên dựa trên cơ sở dữ liệu mới nhất hiện có. Đảm bảo tính cả chi phí chung và chi phí mềm (soft costs), chẳng hạn như chi phí cấp phép và nghiệm thu thường có thể bị quên hoặc bỏ qua. Bạn cũng cần đảm bảo rằng cán bộ kỹ thuật, công nhân và thiết bị luôn sẵn sàng cho dự án. Phải bất ngờ ký phụ lục hợp đồng do phát sinh hoặc thuê thêm thiết bị có thể làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.
Ai cũng mắc sai lầm và những người làm báo giá cũng không ngoại lệ. Các lỗi hoặc thiếu sót nhỏ trong dự toán có thể không ảnh hưởng nhiều nhưng các lỗi lớn như bỏ sót các hạng mục quan trọng, khối lượng không chính xác hoặc nhầm đơn vị, ví dụ kg ra mét dài, hay kg với tấn... có thể gây ra rắc rối. Nên dành thời gian để xem xét lại cẩn thận dự toán của bạn hoặc có thể nhờ một đồng nghiệp khác kiểm tra dự toán của bạn. Nên kiểm tra lại các phép tính của tất cả các loại chi phí cho chính xác.
Thu xếp thời gian hợp lý để cân đối dự toán và giá thầu với nhau. Vội vã chỉ để nộp hồ sơ dự thầu đúng hạn sẽ chỉ dẫn đến những sai lầm khiến bạn phải trả giá, vì vậy hãy dành thời gian để làm cho đúng ngay từ lần đầu tiên. Lợi nhuận của một dự án hầu như luôn được quyết định bởi dự toán của bạn. Nếu bạn đánh giá thấp giá thầu của mình thì thường không có biện pháp cắt giảm chi phí nào có thể bù đắp được.
Nếu đơn vị bạn là một tổng thầu, rất có thể bạn sẽ phải có hợp đồng thầu phụ. Hãy xem xét kỹ các dự toán thầu phụ và đề xuất của họ kỹ lưỡng. Đồng thời, đảm bảo rằng họ hiểu chính xác từng khía cạnh của dự án để tránh trùng lặp các đầu việc hay biện pháp thi công không hợp lí...
Tham khảo:
Kết cấu thép VSTEEL
